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會議項目如何有序進場 活動進場流程及注意事項

來源:活動策劃公司   發布時間:2022-12-01 14:45:01   瀏覽次數:596

進場,一般指的是會議活動正式舉辦前入駐場地進行現場布置、舞美搭建、設備調試、彩排等工作。那么,作為活動人,在執行會議活動時如何有序進場?本文詳細介紹了進場前需要了解的信息、活動進場前準備工作、活動進場的流程及注意事項。

進場,一般指的是會議活動正式舉辦前入駐場地進行現場布置、舞美搭建、設備調試、彩排等工作,進場有時也廣泛的包含了從場地搭建到活動舉辦等撤場前的全部系列工作。對于活動新人而言,物料、設備的布置搭建常常會出現混亂的情況,這里涉及到一些專業性溝通問題,在正確的溝通下,活動入場會變得順暢很多,同時也會避免對活動現場的意外損壞。

一、進場前需要了解的信息及準備工作

1.活動當天是否有其它活動進場或撒場,對方的時間安排(尤其是酒店內的場地常會有此類情況,多個活動同期或交叉舉行)。

2.進撤場有幾個通道可以使用。

3.有沒有備用進場通道可以使用。

4.在場地被其它會議活動占用的情況下,要與場地方溝通清楚對方的清場結束時間。

5.貨車進貨位置。

6.上貨電梯位置、電梯空間。

7.進場是否需要借助運輸工具。

8.進場當天的場地方或酒店方負責人聯系方式。

9.各對接口負責人聯系方式。

10.辦理相關進場手續的時間、方式、要求。

11.進場拍照,留存數據。搭建前期先拍照,便于后期場地恢復。

了解完以上信息并對活動進場前準備工作做出合理規劃,避免進場過程中被占用進場通道和布置場地。

活動現場進場搭建場景
▲活動現場進場搭建場景

二、活動進場的流程安排

1.通知各合作方具體的進場時間、地點、對接人聯系方式、進場口及相關注意事項。

2.在進場條件有限的情況下,合理安排進場。

3.進場安排的原則是不要讓所有合作方統一時間到場,應從難到簡安排。優先安排設備方進場,減少進場消耗時間,壓縮搭建時間。其次,安排現場布置方進場,減少進場通道或貨梯的占有時間。再次,安排其它小物料供應商進場,減少現場占用。最后,注意溝通好分工,不要等所有物料到齊才開始搭建。

活動場地布置效果實拍
▲活動場地布置效果實拍

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