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研討會流程模板

來源:活動策劃公司   發布時間:2022-04-28 11:25:12   瀏覽次數:927

一場研討會的流程一般包括研討會活動目的和會議主題確定、選擇會議服務公司、預訂酒店、會前籌劃、大會領導工作組成立和分工、會議緊急事故處置預案制定及活動彩排、會中日常安排、活動執行和全媒體宣發等。今天杭州數字會議服務公司伍方通過一個學術研討會流程模板和大家一起探討一下研討會議程安排。

研討會,一般是指專門針對某一行業領域或某一具體討論主題在集中場地進行研究、討論交流的會議。它對于制定政策、發展戰略、方法措施都有巨大作用。研討會按照會議目的、會議對象可以分為不同的類型,一般有專題研討會、學術研討會、主題研討會、交流研討會、公司研討會、劇本研討會、教育研討會、線上研討會、網絡研討會等等。那么,一場研討會具體流程包括哪些?今天杭州數字會議服務公司伍方通過一個學術研討會流程模板和大家一起探討一下研討會議程安排。

818縣域農業產業發展與數字鄉村研討會
▲818縣域農業產業發展與數字鄉村研討會活動現場

學術研討會流程范例

一、學術研討會原則和目的

本屆學術研討會是XXX主辦,XXX承辦,本著“繁榮學術、凝聚力量、引領學科”的辦會宗旨,為努力實現中藥材半夏合理開發利用和社會經濟可持續發展的戰略服務。利用學術研討會活動交流各地半夏中藥產業的發展,增強公司與地方、公司與公司、公司與客戶之間的聯系。研討會主題是“加強產學研結合,促進中藥資源產業化發展”。

二、會議舉辦前

1、參會嘉賓會議期間的酒店預定(XXX酒店)。

2、XXXX年X月X日全天設立個接待站。

酒店:工作人員(2人)  時間(10∶00-21:30)。

機場(3輛大型客車):工作人員(2人) 時間(12∶00-22∶00)。

3、在會議酒店設立會議報到處/簽到處,在序廳布置會議信息展示區、媒體采訪區等。

4、學術研討會會議室的選定(含舞美布置、會議室內燈光、音響、座位的布置、會議用品的準備等)。

設置主會場一個,分會場兩個。

5、研討會邀請嘉賓名單的擬定(包括上級領導、政府官員、制藥單位及媒體記者等)。

6、會議期間茶歇及嘉賓用餐安排。

(1)主會場及分會場開會期間,擺放茶歇(上午、下午)。

(2)X月X日,早、中、晚,在酒店樓大廳(自助餐)。

(3)X月X日晚,XX單位設晚宴(地點:待定)。

(4)X月X日,參觀基地(中、晚)賓館。

7、會議期間車輛的安排(5輛大型客車接送)。

8、在會議舉辦前,定制會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。

9、準備會議期間資料(含參會代表通訊錄,會議中所需資料等)。

10、其它相關準備(如會議期間的噴繪、舞臺背景、大屏背景、會場拱門、場外道旗等物料)。

11、會后參觀考查的路線及時間。

研討會會后參觀數字農業產業園
▲研討會會后參觀數字農業產業園環節

三、會議舉辦中

(一)XX中藥材半夏產業發展學術研討會

1、XX中藥材半夏產業發展學術研討會議程安排

(1)研討活動日程

XX月XX日全天,酒店報到。

XX月XX日上午,開幕式,大會特邀報告。

XX月XX日下午,大會特邀報告。

XX月XX日,學術交流。

XX月XX日下午16:00,閉幕式。

XX月XX日,會后考察。

(2)宣傳報道

本次學術研討活動主要通過權威新聞門戶、本地電視臺、大會官網、媒體號等進行宣傳報道,最大限度的通過各種有效形式進行全媒體活動宣發。

2、參會人員

約200人參加本次學術研討會活動。

(二)會議期間注意事項

1、根據前來的參會代表的實際狀況,機場、車站專人、專車分批分時段按預計計劃接站。

2、會議酒店現場安排專人分發會議資料和來客接待。

3、會場的會務服務。

4、在會議報到處協助酒店人員確認和分發房間,整理記錄有關信息。分發會議禮品及領導和相關專家房間派送水果等會務工作。

5、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

6、提前確認會議代表的娛樂項日、娛樂場所及消費和付費的方式。

7、確認旅游公司為該會議帶給的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、導游等安排)。

8、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

9、確認特殊客人(領導、政府官員及重要客商等)的安排及接待工作。

10、協調會議期間的交通工具的安排。

11、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

四、會議舉辦后

1、為考察嘉賓提供考察隊引導跟蹤服務。

2、特邀領導、政府官員等人員一同考察。

3、根據考察路線安排好考察嘉賓的食宿。

五、會議緊急事故處理

1、緊急醫療

緊急事件可能在任何時間發生,但是有些參加會議的人比其他人更容易受傷與生病,比較可能性的病癥是心臟疾病、中風和其他有危害生命的病癥,有些與會者因為改變飲食、喝酒、睡眠不足、疲勞、面臨不熟悉環境、孤獨、遠離親人所致,因此要使那些人得到照顧。成立一個緊急醫療系統,與當地醫院聯絡,一旦有緊急病人立即安排救護車送醫院急救。并在會議現場安排醫療人員,在會場再和醫師聯絡,確定他(她)愿意短時間內來看診,在大會手冊以及其他資料中印上緊急事件聯絡電話號碼。

2、火災

每一個與會者都要明白在活動中遇到火災的逃生技能,濃煙和驚慌往往比火災本身造成的死亡還高。飯店有職責告知客人逃生步驟,明確緊急逃生口位置,但是會議籌辦人扮演著更重要的主角,保護與會者并帶給這方面足夠的資料。很多主辦單位印制了防火手冊,放在資料袋中一齊給與會者參考。

六、籌備領導機構

(一)成立大會籌備領導小組

組長:XXX

常務副組長:XXX、XXX

成員:XXX……

領導小組負責審定研討會活動總體方案和具體實施方案,研究決定活動中的有關重大問題,討論提出活動所需經費預算報總辦會審定。

領導小組下設三個工作小組負責承擔相關具體工作。

1、后勤組

由XX負責,成員:XXX……

(1)制定活動總體方案。包括X月X日研討會活動詳細實施方案、X月X日-X月X日研討會中、晚宴方案、嘉賓迎送、食宿、研討會禮品方案、活動經費預算編制。

(2)匯總邀請嘉賓的具體名單,經審定后負責發函并跟蹤落實。

(3)負責票務工作。

(4)車輛保障。

(5)負責安全工作。

2、現場組

由XX負責,成員:XXX。

根據研討會議程,負責X月X日上午開幕式會場布置,含分會場布置、舞美搭建、音響、環境及衛生等等。

3、宣傳、資料組

由負責,成員:XXX。

(1)制作請柬、回執、代表證樣式和參會須知,經籌備領導小組審定后印制。

(2)負責草擬在X月X日上午研討會致辭。

(3)制定系列宣傳報道方案,經籌備領導小組審定后組織實施。

(4)組織宣傳資料,經審定后印制。

(5)會議主持人、禮儀小姐、橫幅、鮮花的準備。

4、學術研討籌備組

由負責,成員:XXX。

負責學術研討會的會議資料、參與人員、具體時間、地點、資料的準備等,提出學術研討籌劃方案。

七、籌備時間安排

1、后勤組負責擬定資料

(1)X月X日前,擬出本次研討會參與人員名單。

(2)X月X日前,擬出研討會資料和食宿、禮品等詳細方案。

2、宣傳、資料組負責提交資料

X月X前,探討會宣傳報道初步方案和代表證樣式。學術研討籌備組負責提交學術研討籌劃方案。X月X日,研討會籌備組討論上述方案。

3、其它大會籌備工作

X月X日前,根據確定的參會人員名單,各工作組提出完成本組各項工作的經費預算。

X月X日前,會議現場組負責提出研討會會場布置初步方案。

X月X日前,組織與會專家來踩點考察,向大會提交XX地區半夏產業發展戰略研討意見稿。

X月X日前,會議禮品及資料袋準備到位。

X月X日前,各小組工作基本準備就緒。

X月X日,籌備組對各工作組的方案、工作準備狀況再過一遍,對部分工作及時補救。同時,著手布置會議場地、會議資料裝袋、會議彩排。

X月X日,根據分工,開始迎接來賓的工作,必要時籌備組應再次碰頭商討。

浙江省未來社區試點建設專題研討會在浙江省杭州市蕭山瓜瀝七彩社區舉辦
▲浙江省未來社區試點建設專題研討會在浙江省杭州市蕭山瓜瀝七彩社區舉辦

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